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DOCUMENTAÇÃO
Empresas que usam meio eletrônico para registrar negócios terão de manter dados à disposição da Previdência
INSS exige arquivos digitais por dez anos
MARCOS CÉZARI
DA REPORTAGEM LOCAL
Dez anos. Esse é o tempo que as
empresas que utilizam sistemas
de processamento eletrônico de
dados para o registro de negócios
e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de
documentos de natureza contábil,
fiscal, trabalhista e previdenciária
são obrigadas a arquivar e a conservar, devidamente certificados,
os respectivos sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, à disposição da fiscalização
da Previdência Social.
Essa obrigatoriedade -que não
alcança as empresas optantes pelo
Simples- foi determinada pelo
artigo 8º da lei nº 10.666, de maio
deste ano, e regulamentada pelos
artigos 36 a 38 da instrução normativa nº 89 e pela portaria nº 42,
ambas de junho último.
Segundo o advogado Wladimir
Novaes Martinez, especialista em
legislação previdenciária, a obrigatoriedade de guardar livros e
documentos por dez anos já estava prevista na lei nº 8.212/91 (lei de
custeio da Previdência).
Com o passar dos anos e a expansão da informática, muitas
empresas passaram a manter
contratos, registros e documentos
arquivados em computador. Mas
a Previdência Social ainda não havia regulamentado a guarda desses documentos, em meio eletrônico, para serem exibidos quando
exigidos pela sua fiscalização.
Agora, diz Martinez, quem usar
o processamento de dados terá
também de guardar toda a documentação por uma década.
Segundo a portaria, desde 1º de
julho deste ano as empresas que
utilizarem sistema de processamento de dados deverão, quando
intimadas pelos auditores fiscais
da Previdência Social, apresentar
a documentação técnica completa
e atualizada dos sistemas e os arquivos digitais contendo informações relativas aos negócios e às
atividades econômicas ou financeiras. Os documentos referentes
a períodos até 30 de junho também poderão, a critério das empresas, ser apresentados em arquivos digitais.
As informações deverão ser
apresentadas, no prazo máximo
de 20 dias, em arquivos padronizados quando se referirem a registros contábeis, fornecedores e
clientes, documentos fiscais, comércio exterior, controle de estoque e registro de inventário, relação insumo/produto, controle patrimonial e folha de pagamento.
É de responsabilidade das empresas o armazenamento das informações, ficando a critério de
cada uma a escolha da forma ou
do processo para tal fim.
Todas as especificações técnicas
dos sistemas e arquivos digitais
estão detalhadas na portaria nº
42, da Diretoria da Receita Previdenciária do INSS.
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