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NA PONTA DOS DEDOS
Arquivos desorganizados afetam produtividade, irritam clientes e desestruturam a empresa
Bagunça nos papéis só dá prejuízo
FREE-LANCE PARA A FOLHA
Se para achar um documento
ou uma informação você leva horas ou até dias, é sinal de que sua
empresa não tem um arquivo
bem organizado. O prejuízo virá a
curto ou a longo prazo, dizem os
consultores ouvidos pela Folha.
O tempo que um funcionário
gasta para encontrar o papel requerido reduz a produtividade.
Caso a solicitação seja de um
cliente, o risco de perdê-lo se torna maior por causa da espera. Caso o documento seja necessário
para uma auditoria fiscal, os valores das multas, em razão de eventual atraso, podem ser indigestos.
"Quem solicita um orçamento
para compra não espera muito. Se
a empresa demora para levantar
as informações, o cliente busca o
concorrente", diz Vadson do Carmo, gerente do Sebrae (Serviço de
Apoio às Micro e Pequenas Empresas), em Jundiaí (SP), que fez
mestrado sobre sistemas de informação em empresas.
Para Juan Peixoto, da Acervo
Consultoria, organizadora de documentos e arquivos de empresas, há nove anos no mercado, a
perda de tempo por conta desses
entraves chega a 20%. "Encontramos essa média nas empresas."
A desorganização de documentos também impede contratos
de fornecimento com empresas
de grande porte. "Essas companhias exigem uma série de informações dos fornecedores para fechar negócio. Se todas elas não estão bem documentadas, a pequena não se insere na cadeia produtiva", afirma Carmo.
Dados decisivos
Além dos problemas do dia-a-dia, a falta de ordenação dos papéis pode ter reflexos mais profundos. "A organização melhora
a qualidade de decisão do empresário, impede que ele repita procedimentos que já foram feitos e
deram errado", afirma a professora do curso de biblioteconomia da
USP (Universidade de São Paulo)
Asa Fujino, 43.
Segundo ela, organizar informação é mais do que arrumar
bem o arquivo. Mesmo que todos
os documentos estejam guardados em pastas e etiquetados, eles
podem não obedecer à catalogação mais adequada à empresa.
Por exemplo, os dados sobre
um fornecedor armazenados por
data e não por produto comprado
comprometem a ordem do arquivo. Se a companhia não consegue
localizar o contato, pode perder
dinheiro no negócio.
"Arquivo não é depósito nem
almoxarifado. Não deve existir arquivo morto, aquele que fica no
porãozinho e ninguém sabe o que
está guardado lá", diz Vera Stefanov, da Bibliotec Consultoria.
Casos extremos
A percepção de que algo não vai
bem na organização das informações da empresa, no entanto, só
aparece em situações-limite: papéis espalhados pelas mesas da
companhia, prejuízos concretos
ou falta de espaço para guardar a
papelada acumulada.
O quadro se repete das pequenas às grandes corporações, diz
Suely dos Santos, proprietária da
Técnica Racionalização de Arquivos. Um quarto dos clientes da
empresa é composto por pequenos e médios empresários.
"Há quem não saiba dados básicos, como o tempo durante o qual
cada documento deve ser guardado, e acaba tendo problemas judiciais por causa disso", diz.
"Há clientes que jogam tudo fora. Outros guardam papéis desnecessários", afirma Peixoto.
Certificação e exportações
Para as empresas que querem
obter certificados de qualidade,
como ISO, a organização de documentos e o registro de processos
produtivos são pré-requisitos.
"Segundo a norma, deve ficar
claro onde estão as informações e
quem tem acesso a elas", diz Melvin Cymbalista, diretor da área de
qualidade da Fundação Vanzolini, certificadora ISO.
Outra situação que exige organização documental são os trâmites de exportações. "O processo é
ainda muito burocrático e quem
não está organizado vai ficar de
fora", afirma Santos.
Para ela, as pequenas são punidas de maneira severa com a desorganização. "Elas têm de executar os serviços e competir com as
grandes com uma equipe de trabalho muito enxuta. Precisam estar organizadas para isso", diz.
(FLÁVIA MARREIRO)
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