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Lojista gastava dias para achar dados
FREE-LANCE PARA A FOLHA
Berenice Brandão, 49, define-se
como desorganizada e é avessa a
papéis, mas mesmo assim centralizava todo o fluxo de documentos das Lojas Brandão, varejista de
roupas populares.
"Quando algum ex-funcionário
pedia um comprovante, eu pegava as caixas de documentos, colocava tudo no chão e passava fins
de semana procurando o holerite
da Fulana", diz.
Quando teve de pagar uma dívida pessoal duas vezes, por ter perdido o primeiro comprovante
(prejuízo de R$ 9.000, incluindo
custos com advogado), ela notou
que a desorganização poderia trazer perdas ainda maiores para as
duas lojas que mantém.
Brandão contratou a Acervo
Consultoria e organizou os documentos das duas lojas. "Aconselho quem tem perfil como o meu a
fazer algo parecido. Até mesmo
para as finanças da casa", afirma.
A primeira economia que teve
nas Lojas Brandão foi de espaço.
Das mil caixas de papéis que acumulava em 13 anos de comércio,
ficaram 500. "Tive algumas discordâncias sobre o que guardar e
o que jogar fora, mas acabei convencida por eles", declara.
Informação na hora
O serviço de organização foi
concluído há três meses. "Para saber onde está um documento, eu
pesquiso e vejo na hora", diz Lilian do Nascimento, 24, auxiliar
de escritório que foi treinada pela
Acervo para alimentar o arquivo
da empresa.
Brandão diz administrar com
mais tranquilidade agora. "Sei tudo o que foi pago, o que devo
mandar para o contador, o que
devo guardar comigo."
A Powermatic, empresa de dutos e acessórios para condicionadores de ar, gastou R$ 6.000 para
ter seus arquivos organizados pela Técnica Racionalização de Arquivos, incluindo cursos para capacitar os funcionários. A companhia gastou R$ 2.000 em equipamentos e móveis novos mais adequados para os documentos.
"Nós perdíamos dinheiro em
compras por não encontrar consultas de preços feitas com fornecedores antes. Levávamos dias e,
quando encontrávamos, a negociação já havia sido feita. Às vezes,
o documento não estava arquivado, mas com um funcionário",
conta Dilson Carreira, 39, proprietário da empresa.
O erro que era cometido pela
Powermatic -centralizar informações importantes com funcionários- é considerado grave pelos consultores e deve ser evitado.
Carreira diz que a necessidade
de organizar os documentos surgiu porque a empresa cresceu nos
últimos cinco anos. "Antes eram
seis funcionários, agora são 60."
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