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Empresa menor deve explorar vantagem de ter pequenos volumes para fazer arquivamento
Cuidado ao guardar facilita tarefa
FREE-LANCE PARA A FOLHA
Organizar os papéis e as informações que circulam na empresa
não é necessariamente uma tarefa
árdua. O pequeno e o médio empreendimento levam vantagens
em relação às grandes empresas.
É o que diz Edna de Paula Oliveira, supervisora de projetos da
Tempo e Memória, que organiza
o fluxo de documentos em grandes indústrias, em lojas de departamentos e no setor de serviços.
"Como têm menor volume, as
pequenas empresas podem manter os documentos organizados
no momento em que eles são criados e evitar problemas no futuro.
Isso dá uma visão mais global do
negócio", afirma.
Segundo Oliveira, se a empresa
faz uma operação de importação,
por exemplo, os documentos de
registro devem ser reunidos em
um dossiê específico. Essa medida simples confere agilidade na
hora de recuperar os dados.
Real e virtual
Revistas especializadas, recortes
de jornal sobre o setor e legislação
também podem ser mais bem
usados se forem corretamente arquivados pelos responsáveis. O
ideal, segundo Vera Stefanov, da
Bibliotec Consultoria, é a criação
de um centro de documentação
ordenado por assunto.
No caso dos arquivos eletrônicos, também há regras. Fáceis de
criar, pastas diversas com o mesmo tema acabam lotando os computadores. Assuntos e palavras-chaves devem nomeá-las. "Não é
preciso imprimir todas as informações recebidas eletronicamente", aconselha Stefanov.
Com a criação de cópias de segurança, inclusive de mensagens
de correio eletrônico importantes, os arquivos podem ser armazenados no computador sem problemas. Assim como ocorre com
documentos em papel, é preciso
montar um cronograma para o
descarte do material eletrônico.
Pela tabela do Sindicato de Bibliotecários de São Paulo, o trabalho de consultoria e treinamento
para a organização de documentos custa, por hora, R$ 127,86, no
caso de empresas de consultoria,
e R$ 80,40, no caso de profissionais que sejam autônomos.
Espaço e mobília
Organizar melhor documentos
e arquivos para economizar espaço é outro conselho dos consultores. "Em média, racionalizar reduz em até 50% o volume ocupado", diz Suely dos Santos, da Técnica Racionalização de Arquivos.
Quanto à mobília, o essencial é
que economize espaço, conserve
os documentos e seja funcional.
"Se ela puder ainda ter valor estético, melhor", afirma o arquiteto
Antônio Cunha, da Grado, que fabrica e vende móveis para pequenas e médias empresas.
Segundo Cunha, o empresário
tem de pensar também na relação
custo-benefício entre o espaço
que gasta com papéis e o valor que
paga em aluguel. "Há lugares com
metro quadrado muito caro para
ser desperdiçado", diz.
De olho nessas companhias
com problemas de área para documentos, há empresas no mercado especializadas em alugar espaços para armazenamento de
papéis e de informações.
O conselho dos bibliotecários,
porém, é que o empresário só
contrate esse tipo de serviço se os
arquivos da companhia estiverem
em ordem, com documentos
guardados de acordo com o tempo determinado pela legislação
(veja quadro abaixo).
"Nossos principais clientes são
grandes empresas, mas nós armazenamos desde 30 até 5.000 caixas
ou mais de documentos", diz
Eliana Moraes, 31, chefe de vendas do Grupo Store, que oferece o
serviço de estocagem.
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